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Principe de la GED
Nous
définissons, sur le cloud, la structure de votre classement : avec des
différents dossiers / sous dossiers etc … (système d’arborescence comme sous
windows)
Nous
paramétrons les mots clefs afin que vos
documents scannés ou déposés (un « glissé » avec la souris)
soient automatiquement rangés au bon
endroit
Grâce à l’OCR
intégré les pages seront indexées en
« plein texte » = possibilité de recherche sur tous les mots présents
sur le document
Recherches
multicritères très élaborée
Possibilité de Convertir les documents en Word, Excel, PDF recherchable etc …
Possibilité de consulter ou télécharger
ces documents à l’extérieur
à partir de PC, tablettes ou smartphone (gestion très fine des utilisateurs)
Réimpression
des documents sur votre photocopieur ou sur une imprimante
Possibilité
de mettre des notes, des « post
it » afin de lier des documents
ayant un lien entre eux mais rangés dans des endroits différents
Possibilité
de gérer vos contrats : Non
seulement le contrat est scanné, classé etc … mais on va pouvoir gérer des
dates d’alertes afin d’anticiper les dates limites de « reconduction
tacite ! »
Possibilité
d’envoyer des fichiers volumineux
(plusieurs dizaines de mégas ) : le destinataire reçoit un mail lui
indiquant un lien de téléchargement (avec un mot de passe) Vous êtes également
avertis quand il aura récupéré les fichiers envoyés
Option
: Facturation électronique ( E-BILLING)
Principe :
Vous allouez à vos clients un espace sécurisé
Quand
vous déposez une facture, une note, un bulletin de salaire etc … dans cet
espace, les destinataires sont prévenus automatiquement par mail
Ils
peuvent venir consulter ou télécharger
le document 24 h / 24 h. Ils ont accès à leur historique
Leurs
passages (consultations / téléchargements) sont tracés.
En
savoir + sur cette application GED
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